En BAG SAS te contamos las funcionalidades y beneficios del uso del software de gestión documental.
En la actualidad, las empresas manejan una gran cantidad de información y documentación en su día a día y, en muchos casos, administrarla y mantenerla segura y disponible puede ser una tarea bastante desgastante y demorada para los equipos de trabajo.
De ahí surge la necesidad, en muchas compañías que generan altas cantidades de documentos, de contar con un software de gestión documental que ayude a almacenar, organizar y recuperar la documentación de manera eficiente. Un software de gestión documental controla la creación y autentificación de documentos, haciendo registro de todas sus versiones; almacena archivos de manera digital dejándolos disponibles para cuando la empresa los necesite; y garantiza la seguridad de los documentos, evitando que personas no autorizadas por la compañía accedan a estos.
Este tipo de software cuenta con funciones avanzadas de indexación, rastreo y recuperación de documentos, haciendo la labor mucho más eficiente y elevando los niveles de productividad del equipo operativo. Asimismo, los avances en este tipo de desarrollos, hace que este software no sea un simple gestor documental, sino que cuente con funcionalidades como control de procesos documentales, correspondencia y archivo en una misma solución integrada y adaptable a las necesidades de cada empresa, con opciones modulares de digitalización (escáner), flujos documentales, procesamiento masivo de millones de folios, OCR, procesamiento masivo de archivo y control de calidad.
De este modo, la empresa puede acceder a múltiples beneficios, como los que detallaremos a continuación:
- Mayores niveles de productividad, ahorrando tiempo y dinero
Al cumplir con su principal función de digitalizar documentos, las empresas reducen el tiempo que tardan buscando y recuperando documentos físicos, aumentando la productividad del equipo de trabajo, eliminando procesos manuales y minimizando los costos de operación. Asimismo, ahorran recursos económicos, al eliminar la necesidad de disponer espacios físicos para el almacenamiento de documentos impresos y reducir el uso de papel, tinta, carpetas de archivo, entre otros.
- Mayor eficiencia en la gestión documental
Un software de gestión documental permite establecer flujos de trabajo automatizados que eliminan procesos manuales, reducen errores y garantizan la integridad de los documentos. Además, los usuarios pueden acceder a los documentos desde cualquier ubicación y en cualquier momento, mejorando la colaboración y la eficiencia en la gestión documental.
- Mayor seguridad y cumplimiento normativo
El software de gestión documental puede ayudar a las empresas a cumplir con los estándares de seguridad y normativas de la industria. Evita problemas que pueden afectar el funcionamiento de la empresa, al conservar distintos tipos de información y documentación requerida por organismos gubernamentales. Además, los documentos digitales pueden estar protegidos con niveles de seguridad personalizados que garantizan la privacidad y protección de los datos, gracias a su estricto control de acceso a los documentos por series, perfiles y roles, lo que significa que solo aquellos usuarios autorizados tendrán acceso a la documentación. Estos softwares suelen contar con características avanzadas de seguridad, como la encriptación de datos y la creación de copias de seguridad, ayudando a proteger los documentos de la pérdida o el robo.
- Mejora en la sostenibilidad y la responsabilidad ambiental corporativa
El uso del software de gestión documental también contribuye con la sostenibilidad de la empresa, ya que reduce el uso de papel y otros recursos. Esto puede impactar de manera positiva la imagen de la organización, haciéndola ver como una compañía ambientalmente responsable. De igual manera, al mejorar la eficiencia de la gestión documental, las empresas pueden reducir su huella de carbono y minimizar el impacto ambiental de sus operaciones.
Estos son solo algunos de los principales beneficios del uso del software de gestión documental. En BAG SAS ofrecemos uno de los mejores y más completos del mercado, a través del cual puedes obtener funciones como:
- Correspondencia: radicación, distribución, planillas, respuestas, búsqueda y consulta.
- Archivo documental: radicación, digitalización, procesamiento, traslado y disposición final en toda la vida útil del documento.
- Trazabilidad: registro de cada acceso al documento, en radicación, distribución, traslado, consulta y todas las etapas del proceso.
- Seguridad: estricto control del acceso al documento por series, perfiles y roles.
- Almacenes digitales: millones de folios y documentos organizados en base de datos, file-system, S3 (AWS), Azure, Google Cloud.
- OCR: indexación y búsqueda avanzada con OCR, reconocimiento de marcas y análisis documental.
- Procesamiento masivo de archivo: procesa su fondo documental con lotes de producción para las etapas de reparación, organización, foliación, digitación y digitalización.
- Préstamo documental: si un usuario no tiene acceso a un documento, puede solicitar el préstamo limitado al documento electrónico o físico.
- PQRS: radicación y seguimiento de PQRs por medio de series documentales con alertas de vencimiento y reportes.
- WebSoluciones: WebSoluciones que exponen la radicación y consulta de documentos con todos los parámetros de seguridad.
- Stickers con códigos de barra: stickers configurables con códigos de barras en correspondencia y en la carpeta o caja del documento de archivo.
- Procesamiento digital de imágenes: conversión, cifrado y almacenamiento en TIFF o PDF; PDF/A.
- Firma documental: firma mecánica o digital de documentos con certificado de la entidad o certificados personales.
- Control de calidad: glosas y reportes de control de calidad en cada etapa del proceso.
- Reportes: reportes genéricos y a la medida en cada módulo, con opciones gráficas o tabuladas.
- Scanners Kodak, Kyocera, HP, Canon y más: soporte TWAIN e ISIS a scanners de baja, media o alta capacidad, ADF, cama plana y dúplex.
- 100% web: desde la radicación hasta la digitalización y consulta en una interfaz 100% WEB.
- Bases de datos Oracle, SQLServer o MySQL: soporta diferentes motores de base de datos para adaptarse a su infraestructura de datos.
- TDR: administre y mantenga actualizada su tabla de retención documental (TRD) acorde a los parámeros de ley.
- App móvil: radicación, captura y consulta de documentos desde dispositivos móviles.
Si estás interesado en conocer más funcionalidades y beneficios de este software, contáctanos y solicita un paseo guiado por la herramienta. Nuestro equipo de expertos estará atento para asesorarte y acompañarte en el proceso de implementación del software de gestión documental en tu empresa.
